Organizuję się!

"Traktuj przychodzącą pocztę tak, jak gdyby to było chińskie danie na wynos. Najlepiej je zjeść od razu; do końca dnia smakuje całkiem nieźle, lecz potem zaczynają się problemy.."
Mark Hurst

Ostatnio nie mam weny na pisanie dobrych jakościowo postów, a tymi złymi nie chcę zaśmiecać waszych kanałów RSS, facebook'owych ścian oraz twitter'ów. Pomyślałem jednak, że dzisiaj podzielę się z Wami jedną z mądrości wyczytanych w książkach Zen To Done (książka krąży po internecie w wersji polskiej, a Leo Babauta zgodził się na jej upowszechnienie, więc ściągając ją nie popełnicie kradzieży),Get Things Done  czy też Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową. Wszystkie one traktują o organizacji swojego życia. Zarówno tego zawodowego, jak i prywatnego. Od czasu szkoleń, w których miałem przyjemność brać udział dokładnie rok temu, zacząłem wczytywać się w książki traktujące o samoszkoleniu oraz pogłębiać wiedzę z tym związaną. Jednak od czytania do wdrażania przyszło mi przejść długą drogę i zmienić kraj pobytu. Teraz jest lepiej, ale ciągle baaaardzo daleko od założonego celu.

Dobra, miało być o jednej mądrości, a ja tutaj się rozpisuję o moich postanowieniach i celach. Tak więc wracam do tematu.

Wyczyść swoją skrzynkę email!

Może brzmi banalnie, ale dla mnie było to dosyć trudne zadanie. Od początku używania Gmaila, traktowałem go jako swoistą kopię zapasową. Trzymałem tam wszystko. I to dosłownie, od maila rezerwującego nocleg w Kołobrzegu w 2007 roku, przez email do znajomego z liceum z 2006 na mailach służbowych skończywszy. Jak do tego doda się jeszcze subskrypcję do ponad 50 newsletterów oraz kilkadziesiąt kont na forach, serwisach społecznościowych i aukcyjnych, sklepach internetowych itp, to ilość przychodzących maili oscylowała dziennie w okolicy 45+. Znam osoby, dla których dużo maili oznacza +100, ale ja już przy 45 ponad połowę kasowałem bez czytania, a resztę sortowałem i umieszczałem w, z mozołem, zbudowanym systemie folderów, niejednokrotnie składającym się z 4 warstw podfolderów. I wiecie co? cały czas wydawało mi się, że jest to świetny system. Wszystko opisane, posegregowane... Ale jak trzeba było znaleźć załącznik z plakatem użytym podczas konferencji, albo maila z nazwą i nr telefonu do "tej świetnej, tajskiej restauracji", to trwało to zdecydowanie za wiele czasu. Okazywało się, że wpisanie słowa plakat nie dawało rezultatu, bo email z plikiem nie miał tytułu, a sam załącznik nazywał się "wzór2.jpg" Do tego Wiadomość stanowiło jedno słowo "poprawione". Oczywiście było to umieszczone w podfolderze "projekty", który znajdował się w folderze "konferencja 2011", który był w folderze "KNIW", który mogłem znaleźć w folderze IW...

Jak widzicie starając się stworzyć system idealny wpadłem w spiralę nadawania osobnych folderów nawet najmniejszym rzeczom. Jednocześnie cały czas tkwiła mi w głowie idea (tudzież stereotyp) plików/skoroszytów, trzymanych w teczkach. A przecież email to tylko ciąg zer i jedynek. A folder jest wartością do niego przypisaną pozwalającą go odnaleźć. 

Po kolejnym kilkudziesięciominutowym wyszukiwaniu potrzebnej wiadomości postanowiłem zastosować porady, które wyczytałem w książkach wymienionych powyżej (a także kilku innych źródłach). Zdawałem sobie sprawę, że nie jest to kwestia do załatwienia w jeden dzień, tak więc podzieliłem ją na trzy etapy.

1) Wypisanie się z niepotrzebnych newsletterów i kanałów RSS. 

2) Przeniesienie wszystkich wiadomości z folderów, które potworzyłem przez ostatnie lata do folderu nazwanego Archiwum2 z zachowaniem struktury podfolderów.

3) Posegregowanie wiadomości ze starych folderów.

4) Włączenie odbierania poczty z innych adresów w usłudze Gmail.

5) Stopniowe zaprzestanie użytkowania innego maila niż Gmail, a na potrzeby rejestracji używanie adresów mailowych jednorazowego użytku.

Etap pierwszy mógłby wydawać się o tyle prosty, że na wszystkie „śmieciowe” maile (czyli promocje, newslettery reklamy oraz rejestracje w serwisach jednorazowego użytku – jakaś internetowa księgarnia czy sklep z najtańszymi w danym momencie wycieraczkami samochodowymi oraz Facebook, z racji mnogości powiadomień na początku istnienia serwisu) posiadałem osobną skrzynkę odbiorczą. Jednocześnie był to jeden z moich pierwszych emaili, którym posługiwałem się do normalnej komunikacji zanim przerzuciłem się na Gmaila. Pomysł wydawał się ok, ale:

- taka „śmieciowa” skrzynka to miejsce, do którego podświadomie niechętnie zaglądałem. Wiedziałem, że na 90% procent nie znajdę tam żadnego wartościowego maila. Z tego powodu w kliencie poczty ustawiłem jej synchronizację na raz na 48h, a zaglądałem do niej jeszcze rzadziej i generalnie rzadko go porządkowałem.

- jako że była to moja pierwsza (albo jedna z pierwszych) „osobista” skrzynka pocztowa, to co jakiś czas zdarzało się, że lądował tam mail, który zawierał ważną informację (razem z następnym punktem to te brakujące 10%).

- część osób, które miałem na liście kontaktów starego maila, nie wiedziała o tym, że nie używam go już do kontaktów i wysyłała maile, na które powinienem odpowiedzieć

Taka sytuacja powodowała, że nie mogłem po prostu usunąć skrzynki wraz z całą zawartością. Postanowiłem więc, poświęcić trochę czasu i z mozołem otwierałem każdego maila i go weryfikowałem.

W przypadku starych, niepotrzebnych mi newsletterów starałem się znaleźć przycisk umożliwiający wypisanie się z subskrypcji (najczęściej pisane taką lub jeszcze mniejszą czcionką na dole strony). Gdy takiego nie było, to pisałem maila do danej księgarni/firmy z prośbą o usunięcie mnie z listy mailingowej.

W wypadku maili, które dostałem od osób, z którymi chciałem utrzymać kontakt, to odpisywałem na maila, a w treści wiadomości oznajmiałem, że od początku października 2012 całkowicie przestaję korzystać z danego adresu.

Emaile z hasłami, loginami i innymi danymi dostępu początkowo chciałem zarchiwizować w aplikacji Evernote, jednak w książce Lifehaker: jak żyć i pracować z głową znalazłem sugestię używania programu LastPass do archiwizacji tego typu danych. Przyznam, że trzymanie tego typu informacji w „chmurze”, nawet zaszyfrowanych (w czym przewyższa Evernote), nie zachwyciło mnie na początku, ale jednak się skusiłem. Przy okazji dowiedziałem się o kontach, o których już dawno zapomniałem (od razu je usunąłem).

W ten sposób udało mi się zminimalizować ilość otrzymywanych „śmieciowych” maili do minimum. Jednocześnie przez kolejne tygodnie systematycznie powtarzałem czynność wypisywania się z newsletterów, które przychodzą raz na miesiąc, czy zupełnie nieregularnie. W ten sposób nawet „śmieciowa” skrzynka nie jest zawalona.

Następnym etapem było przeniesienie całej dotychczasowej zawartości Gmail do forderu „Archiwum2” stworzonego na te potrzeby. Umożliwiło mi to odsianie starych wiadomości od tych, które będą nadchodziły w n trakcie porządkowania skrzynki. Stworzyłem również (podążając za radą z książki Zen To Done) dwa foldery: Bieżące oraz Zadania. Zrezygnowałem z folderu Archiwum, gdyż klient firmy Google ma wbudowaną funkcję archiwizacji maili.

Następnie poświęciłem dzień na przeglądanie maili (których okazało się być ponad 2500) Zacząłem od najstarszych folderów i postępowałem według zasady: Jeżeli mogę coś z maila zapisać w Evernote lub LastPass, to trzeba to zrobić, a wiadomość skasować. Maile wartościowe pozbawić starych etykiet folderów i je zarchiwizować oraz oznaczyć nowymi, bardziej odpowiednimi etykietami (UWAGA! Zanim zaczniecie etykietować wszystko co się da przemyślcie sprawę, ma to ułatwiać wyszukiwanie, a nie budować idealny system!) Wykorzystałem do tego także znacznik „ważne” dostępny w usłudze google, oraz „ulubione”. W ten oto sposób udało mi się zredukować ilość maili w archiwum do 204 wiadomości. Wliczając w to emaile wysłane przeze mnie (np. dla potwierdzenia dokonania płatności. Usunąłem jednak wszystkie maile potwierdzające płatności, które dotyczyły starych spraw, lub transakcji zakończonych pozytywnie). Jeżeli jakiś email wymagał mojego działania (odpisania, zadzwonienia, czy też czegokolwiek innego), to przerzucałem go do folderu „Zadania” i oznaczałem jako nieprzeczytany (ale tylko gdy czas wykonania tego zadania wyceniałem na ponad dwie minuty,  w innym przypadku, zwyczajnie je wykonywałem), a gdy dotyczył jednego z realizowanych przeze mnie projektów (np. pisanie tego bloga), to lądował w folderze „Bieżące” z odpowiednim znacznikiem. W ten sposób zaglądając pod koniec dnia do skrzynki mailowej mogę zapisać w kalendarzu zadania i wydarzenia ze skrzynki „Zadania” i opróżnić je z tych, które już wykonałem (zarchiwizować lub usunąć), a raz na tydzień (u mnie to niedziela) przejrzeć folder „Bieżące” i uznać, który z danych maili nie będzie mi potrzebny w najbliższym czasie, więc mogę go zarchiwizować lub zutylizować.

Zasada obsługi powstałego systemu pocztowego jest prosta:

- natychmiast po otrzymaniu maila decyduj o jego wartości. Maile nieistotne usuwaj.

- Jeżeli email dotyczy zadań, którymi się w danej chwili zajmujesz i będziesz kontynuował dyskusję na tematy w nim zawarte, to przenieś go do folderu „Bieżące”

- w przypadku emaili wymagających Twojej odpowiedzi, to odpisz jeżeli nie zajmie to więcej niż dwie minuty. W innym wypadku przenieś go do folderu „Zadania” oraz stwórz wydarzenie/zadanie w kalendarzu.

- maile z użytecznymi informacjami zarchiwizuj za pomocą przycisku na górze okna przeglądarki.

Zdaję sobie sprawę, że nie każdemu może odpowiadać układ składający się tylko z 3 folderów. Ale wydaje mi się, że utrzymanie porządku w takim systemie będzie łatwiejsze. Generalnie zasadą jakiej mam zamiar się trzymać, to zero wiadomości w skrzynce odbiorczej oraz przestanie korzystania z emaila, jako swoistego systemu backup. Do tego są inne programy. Zobaczę jak się będzie toto spisywało i dam znać. Za jakiś czas. Wtedy pewnie też napiszę coś więcej o programach i książkach dzisiaj przeze mnie wymienionych.

Aha, no i pozostało jeszcze przeniesienie usług zarejestrowanych na starym mailu na jednorazowe skrzynki mailowe i w efekcie końcowym zaprzestanie używania tego "śmieciowego" maila.

Życzę przyjemnych porządków (naprawdę niektóre maile były przezabawne, gdy je przeglądałem po kilku latach, a po uporządkowaniu maila poczułem, że kontroluję odrobinę więcej swojego życia) i do usłyszenia.